Derfor er virtuelle møder bedst...

Ofte opfatter vi virtuelle møder over for eksempel video, instant messenger eller telefon, som den næstbedste løsning. Her er tre gode grunde til at virtuel kommunikation ofte er et bedre alternativ end fysiske møder. 

OK. Overskriften er måske lidt af en tilsnigelse, for virtuelle møder er naturligvis ikke altid bedst. Men min pointe er, at vi ofte har en tendens til at tænke over virtuelle møder, som sekunda-kommunikation;  altså som noget vi må ty til, når det er helt umuligt at mødes ansigt til ansigt.

virtual team.jpg

I min sidste artikel ’Sådan forbeder du kommunikationen i virtuelle teams’, fortalte jeg om en lille øvelse, der kan hjælpe til at forbedre det virtuelle samarbejde og gav samtidig tre forslag til nye måder at kommunikere på, der hjælper dig til at forbedre distancesamarbejdet. 

Men det handler ikke kun om at ”få det bedste ud af virtuel kommunikation, når der nu ikke er mulighed for at mødes ansigt til ansigt” – der er faktisk flere gode grunde til at vælge virtuel kommunikation fremfor fysiske møder, selvom sidstnævnte er muligt.

Genlæsning og dokumentation

For det første, så giver alle skriftlige medier (email, instant messengers, microblogs, diskussionsfora m.v.), samt andre medier der kan optages, (som f.eks. webinars og videokonferencer) mulighed for at genbesøge, det i talte om.

I en verden, hvor vi ofte under stort tidspres diskuterer komplicerede emner og træffer svære beslutninger, er dette bestemt værd at huske på. Samtidig har I fået dokumenteret jeres beslutninger, så der ikke senere er tvivl om, hvad der blev aftalt.

Plads til andre medarbejdertyper

For det andet så giver skriftlig kommunikation mulighed for, at medarbejdere – der måske ikke er så stærke verbalt og derfor har svært ved at komme igennem med deres gode idéer og forslag i det almindelige møde-setup, hvor meninger udveksles verbalt her-og-nu – kommer til orde.

I alle de virksomheder jeg har arbejdet i igennem årene, har de dominerende medarbejdere og ledere praktiske taget altid haft det fællestræk, at de har været væsentligt bedre til at kommunikere mundtligt end skiftligt. Og det betyder jo så, at de medarbejdere, der ikke er så verbalt stærke, men foretrækker at tænke tingene grundigt igennem før de udtaler sig, eller måske slet og ret er generte, ikke bliver hørt. Og det er en skam. 

Ved at gøre skriftlig kommunikation til en etableret del af jeres interne kommunikation får I mulighed for at udnytte de overhørte medarbejderes potentiale til gavn for virksomhedens videre udvikling.  Har I råd til at lade være?

Spar på ressourcerne

Sidst men ikke mindst så er der naturligvis ressourcebesparelsen: Vi sparer flybilletter, togbilletter, taxa-regninger, kilometerpenge – til gavn for både økonomien og naturen. Men vi sparer også tid! Jeg medgiver, at det kræver øvelse, at blive god til at holde virtuelle møder, men når man først har lært det, så kan lang de fleste dagligdagsmøder sagtens klares virtuelt – og den sparede rejsetid er jeg sikker på at du godt kan finde ud af at bruge til noget fornuftigt!

Læs også min tidligere artikel: "Sådan forbedrer du kommunikationen i virtuelle teams"!

Thomas Tøth
thomas@mio-management.dk
+45 2212 1517

Top