Sådan forbedrer du kommunikationen i virtuelle teams

Der er flere årsager til at det er svært at kommunikere effektivt i virtuelle teams, men med lidt indsats kan det sagtens lade sig gøre. En enkel øvelse og tre forslag til nye måder at kommunikere på hjælper dig til at forbedre distancesamarbejdet

Thomas Tøth

Thomas Tøth

Alle der har arbejdet i virtuelle teams, altså teams der ikke sidder på samme kontor, kan nævne et utal af eksempler på situationer hvor ”alting ville have været meget lettere, hvis vi bare havde siddet sammen eller kunne mødes ansigt til ansigt”. Men hvad er det egentlig der gør, at det er så meget sværere at kommunikere effektivt på distancen?

Min erfaring – og i øvrigt rigtigt meget forskning – peger på, at der er tre ting på spil: For det første så giver medieret kommunikation (altså kommunikation via email, telefon, videokonferencer, skype m.v.) nogle andre arbejdsbetingelser, end når man kan mødes ansigt til ansigt, idet der simpelthen ikke er samme muligheder for interaktion.  Over email er der f.eks. ikke mulighed for synkron, real time, samtale.

Over eksempelvis telefon, email og instant messenger er der ydermere ikke mulighed for at supplere tale med non-verbale gestikulationer, såsom smil og håndbevægelser. Dette gør kommunikationen mere ensformig og det bliver sværere at afkode budskabet. I forskningsverdenen omtaler man dette som media richness (eller mangel på samme).

For det andet så står vores individuelle vaner, samt samarbejdskulturen på arbejdspladsen ofte i vejen for effektiv virtuel kommunikation.  Det er med andre ord unaturligt for os ikke at kunne se vores kollegaer eller samarbejdspartnere i øjnene og trykke dem i hånden, når vi mødes med dem.

For det tredje så mangler vi social interaktion med folk, som vi aldrig mødes med ”i virkeligheden”. Vi kender dem simpelthen ikke og derfor er risikoen for at vi misforstår dem, at vi ikke stoler på dem og at vi ikke kan gennemskue deres motiver meget større end hvis vi kendte dem.  Og det er derfor at de fleste af os oplever, at det faktisk sagtens kan lade sig gøre at kommunikere effektivt med mennesker via email, telefon og deslige, hvis vi bare har lært dem at kende inden.

Og hvad man så gøre ved disse tre problemer? Det første er der sådan set ikke så meget at gøre ved. Der er begrænsninger på hvad man kan via computermedieret kommunikation. Heldigvis er der også fordele (hvilket du kan læse mere om i min næste blog). Det vigtigste man kan gøre, er at vurdere aktivt hvilket medie der passer bedst til det man vil kommunikere om og ikke blot forfalder til altid at skrive en email fordi det er lettest. 

Det andet problem, vores vaner, er der ikke anden løsning på end at øve sig: Prøv at bruge videokonferenceudstyret. Prøv det mange gang. Til sidst går det faktisk hen og bliver ganske naturligt – det bliver din nye vane.

Det tredje problem er det mest interessante: Hvordan skaber vi social interaktion på distancen? Her vil jeg foreslå en lille og ganske enkel øvelse:

  • Sæt dig ned med et stykke papir og en pen og noter alle de gange du har en eller anden form for social interaktion med dine kollegaer, medarbejdere eller chefer i løbet af en ganske almindelig arbejdsdag. Hilser du for eksempel lige på folk, når du går igennem kontoret på vej til dit skrivebord om morgenen. Småsnakker du med dem du møder ved kaffemaskinen? Spiser du frokost med kollegaerne? Mødes i til et spil bordfodbold om eftermiddagen? Følges i hjem i toget? Jeg er sikker på at du kan komme på mindst 15 sådanne sociale interaktioner i løbet af en helt almindelig dag.
  • Gå listen igennem og overvej for hvert enkelt punkt om det ville skabe værdi for samarbejdet, hvis du kunne have tilsvarende social interaktion med dine virtuelle kollegaer?
  • For alle de punkter, hvor du har svaret ’ja’ til ovenstående skal du nu lave en plan for hvordan du kan skabe en tilsvarende social interaktion på distancen.
  • Udfør planen i morgen! Og gentag det hver dag i to uger, hvorefter du evaluerer om det har virket.

Lad mig her til slut give et par eksempler på sådanne initiativer til social interaktion på distancen, som har vist sig at virke rigtigt godt:

  • Sig god morgen og farvel hver dag til dine virtuelle kollegaer på instant messenger.  Ligesom når du går gennem kontoret, så bliver det ved et enkelt ’hej’ til de fleste, men nogle gange, så vil denne simple hilsen minde jer om, at der faktisk også var noget andet i lige skulle have snakket om. Og nogle gange fører dette til en snak om weekend, vind og vejr – præcis som med dine kollegaer, der sidder et par skridt fra dig.
  • Hold webcam tændt en hel dag. Præcis ligesom i delekontorer og kontorfællesskaber, så giver dette mulighed for at holde visuel kontakt – og det mindsker den mentale afstand, når der lige er noget man vil spørge om. Et trick er at sætte kameraet lidt væk, så det ikke er ”lige op i hovedet”
  • Book ’open chat’ møder i 3 timer. Formålet er ikke, at have en agenda for alle tre timer, ej heller at tale eller skrive sammen i tre stive timer. Tværtimod er formålet at signalere tilgængelighed; at det er ok at tage kontakt; at de virtuelle kollegaer også bliver prioriteret. Book sådanne møder ofte, især hvis du er leder af et virtuelt team.

Måske synes du at mine forslag virker kunstige, mærkelige eller fjollede. Men husk på, at det kun er et spørgsmål om vane. De første par gange vil det føles mærkeligt, men over tid kan det blive til en selvfølgelig, behagelig og produktiv måde at arbejde på.

Der er naturligvis også mange andre gode måder at skabe social interaktion over distance på. Hvad gør du? Hvad virker for dig?

Thomas Tøth
thomas@mio-management.dk
+45 2212 1517