Gør de komplekse IT outsourcing kontrakter overskuelige

IT Outsourcing har gennem lang tid været et vigtigt element for at løse virksomheders IT behov til den rigtige pris og for at få adgang til de helt skarpe IT-kompetencer. Man har på den måde kunnet vælge at koncentrere sig om sin kerneforretning. 

Den normale proces for at indgå outsourcing kontrakter har været at etablere et dedikeret forhandlingsteam med deltagelse fra både virksomheden og den fremtidige leverandør, normalt assisteret af professionelle kontraktforhandlere (konsulenter og advokater) som i et intensivt forløb har diskuteret virksomhedens behov for IT services og -ydelser.

outsourcing.jpg


Denne vigtige diskussion er dernæst nedfældet i omfangsrige kontrakter, som ofte med bilag kan være på 1000 – 2000 sider. De aftalte Serviceniveauer og ydelsespriser er vigtige, og de fremgår normalt i særlige bilag. Sådanne kontrakter lever ofte over rigtig mange år.

Vigtige ting ”forsvinder” hurtigt i en kompleks kontrakt

Men alle de vigtige aftaler og forpligtelser, som er indgået i forhandlingsfasen, kan ofte ’forsvinde’ i den omfangsrige kontrakttekst. Når kontrakten overgår til drift og implementering og bliver administreret af virksomhedens kontraktstyringsfunktion, på et tidspunkt hvor alle konsulenter og advokater er taget hjem, så er der stor risiko for, at virksomheden mister  overblikket over hvad de reelt har krav på (udover priser og serviceniveauer), og hvad der bør ske, hvis leverandører ikke lever op til deres forpligtigelser.


Jeg har fra adskillige kundesituationer erfaring for, at denne mangel på gennemsigtighed i vigtige aftaler  har ledt til betydelige voldgiftssager og/eller utilfredshed i kunde-leverandør samarbejdet, hvis sagens rette sammenhæng går op for virksomheden. 

Udarbejd en lettilgængelig ”DnO-tracker”

Denne uhensigtsmæssige situation kunne være undgået, hvis der havde foreligget en mere overskuelig og operationel version af de forpligtelser der indgår i kontrakten. 

Man bør derfor tage sig tid og ulejlighed til at udtrække og konsolidere leverancer, forpligtelser, service niveauer, datoer, ansvarlige etc. fra kontrakten, for at skabe sig et håndterbart overblik, der kan operationaliseres i organisationen. Det gøres ofte ikke, fordi det er en tidskrævende opgave, og der er ingen som har et særligt ansvar for at få det gjort.  

Vi har udviklet en metode for at råde bod på dette, som via en hurtig og overkommelig indsats kan skabe det nødvendige overblik på kort tid, for selv meget store kontrakter. En sådan ”Deliverables and Obligations (DnO tracker)” kan desuden efterfølgende med fordel automatiseres ved hjælp af værktøjer på markedet.

Søren Frisch Kiær

soren@mio-management.dk

+45 3046 7040    

Se også kontraktstyring

Top